" El conocimiento sin las herramientas adecuadas para aplicarlo no es conocimiento. "

lunes, 29 de diciembre de 2014

Sistemas SGA. Analizando los distintos pasos.

A continuación podemos analizar los distintos pasos en los cuales el Sistema SGA nos facilita la vida en la correcta gestión del almacén. Vamos a ir paso a paso a desgranar todos los movimientos que podemos realizar para facilitarnos la vida.

1. Entrada de producto en almacén:

Proceso mediante el cual un determinado producto se recibe en el almacén, ya sea procedente de una
fábrica situada en las mismas instalaciones o procedente de un camión que lo ha descargado, en nuestro almacén. Habitualmente este producto se recibirá paletizado, es decir, encima de un palét de madera. A través del SGA notificamos a nuestra compañía que el palét ha sido recibido y que ya está listo para ser vendido en el momento en que un cliente lo solicite.

De manera equivalente, la fabricación finaliza cuando entramos en el almacén el producto que hemos fabricado. La ventaja de realizar la entrada de un producto desde un SGA es que el almacén puede estar ubicado a 10, 100 o 10.000 km de distancia de las oficinas centrales de una compañía.



2. Almacenaje de producto en almacén:

Proceso que abarca el traslado del producto de la zona de descarga hasta la estantería en donde permanecerá hasta que se ordene su salida debido a un pedido por parte de algún cliente. Supongamos, por ejemplo, un almacén con 15.000 estanterías, 10.500 de las cuales están llenas, y donde los productos se almacenan según características determinadas, como el peso, la importancia
que tiene el producto para la compañía, etc. ¿En qué estantería deberemos almacenarlo? y, una vez almacenado, ¿cómo nos acordaremos de dónde está para poder servirlo a un cliente cuando nos lo solicite?.

El SGA nos resuelve este problema. El sistema informático contiene lo que llamamos mapa de almacén (la numeración de todas las estanterías existentes) y nos informa sobre cuáles están llenas y cuáles vacías en cada momento. Además, contiene información acerca de qué tipo de producto que puede almacenarse en cada una de las estanterías del almacén, de modo que cuando el responsable de trasladar la mercancía en el interior del almacén desea almacenarlo, solicita, a través de una pantalla de ordenador conectada al SGA, una estantería disponible para el producto que desea almacenar, y este le indica dónde almacenarlo. Una vez el operario ha colocado el producto en la estantería
indicada, confirma que ha depositado el producto en ella. En ese momento, el SGA almacena dicha información que resultará de gran utilidad a la hora de preparar los pedidos.

3. Salida de producto del almacén:

Retirada del producto de las estanterías, en las que está almacenado, para su salida hacia otros almacenes de la compañía o para servirlo a un determinado cliente. El proceso de salida se inicia con un pedido de cliente que solicita un producto o un conjunto de productos determinados.
 Pero, ¿cómo encontrar un producto entre los centenares de miles de productos que tenemos almacenados?Gracias a que las ultimas tecnologias han aparecido, podemos con nuestro SGA simplificar este proceso: basta con conectarnos a través de un ordenador a nuestro SGA, introducir
los pedidos de nuestros clientes y las cantidades solicitadas, y el SGA imprime un informe o envía la información a un terminal portátil en el que nos indica las estanterías en donde se halla ubicado el producto.

Una vez se ha retirado el producto de la estantería y se ha confirmado al SGA, el sistema descuenta la cantidad extraída de la estantería. Cuando el producto está preparado para ser cargado en un camión se emite un albarán (relación de productos y cantidades por producto cargados)  para que, en el momento de introducirlo en el camión, pueda indicársele al SGA que el albarán ha sido cargado, y, entonces, en ese momento es cuando el producto es descontado del stock de la compañía).

Al igual que con las entradas, la ventaja de realizar la salida desde un SGA es que, a través de las conexiones Internet, esa información se comparte con toda la compañía y, en ese preciso instante, puede emitirse la factura al cliente por el importe de la venta.

4. Control de inventarios:

Se denomina control de inventarios a aquellos procesos que permiten a la compañía conocer, en todo momento, las existencias de sus productos en sus almacenes.
Es indudable que, hoy en día, sin un control de inventarios adecuado compañías como estas se paralizarían en pocas horas.
Vemos, pues, que la necesidad de un control riguroso de los inventarios es indudable. Sin embargo, para que dicho control sea eficaz no puede realizarse sin la aplicación de un sistema de información. Hoy en día es impensable anotar manualmente todas las entradas y salidas
del producto en los almacenes. El SGA nos ayuda a ello.